http://piskor.pl

 jerzy.piskor.pl - mirror

      Jerzy Piskor                                              
 Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 21 im. Królowej Jadwigi w Lublinie,   Trener  KPFS,
 Egzaminator ECDL, Członek ZG SKOS-u,  członek  OSKKO  i  Rady Programowej Interkl@sy


 Menu
· Strona główna

O mnie
· Wizytówka

Zainteresowania
· Fotografie
· Forum absolwentów LO
·  Księga gości
· Czat
· Archiwum
· Linki dla nauczycieli
· Tworzenie WWW
· Bezpieczeństwo dzieci.pps

Zarządzanie szkołą
· System komputerowy
· Dyrektor i komputery
· Obszary.ppt
· Zarządzanie.ppt
· Komputeryzacja
Telekomunikacja
·  Telefonia GSM
· 
Emulator W@P

Aktualności
·  Zjazd - Mrozy 2006
·  Konferencja - Bezpieczny
   Internet: Lublin, 24.04.06
·  Konferencja - e-nauczanie
·  Zjazd - Mrozy 2005
·  XVIII Konferencja - foto
    "Informatyka w Szkole"
·  XIX Konferencja
    "Informatyka w Szkole"

·  2004r. - XX Konferencja
    "Informatyka w Szkole"

·  Regionalne Konferencje
    "TI w Edukacji"

·  Linux-EduCD - pobierz ftp
·  Awans zawodowy n-la

Ciekawe
· Ciekawe zakątki ...
· Wpisy do księgi
· Pobierz komunikator SKYPE
· Koty
· Szukaj w sieci
· Cennik Softbanku

O mnie
· Fotografie
· Wspomnienia z LO
· Co jeszcze?
Kontakt


GG:89353 

 Dodaj do ulubionych
 Ustaw jako stronę startową
 

·  Najnowsze definicje wirusów NAV do Windows
· mks_vir | skaner
· Skaner Panda Software

   
 
 
  
  Artykuł: Obszary wspomagania komputerowego w pracy dyrektora szkoły
Opublikowany:17 Styczeń 1997 - 08:36
 
   Komputer wspomagający dyrektora


I. Wstęp
Większość decyzji zapadających w procesie zarządzania szkołą musi być podejmowana w oparciu o dane pochodzące z wielu źródeł. Danych tych jest dużo, a ich przygotowanie i przetworzenie zajmuje pracownikom szkoły wiele czasu. Przykładem może tu być zestawienie przewidywanych liczb godzin z poszczególnych przedmiotów, które będą prowadzone w szkole w nowym roku szkolnym. Tego typu dane są potrzebne do opracowania arkusza organizacyjnego szkoły. Niekiedy należy go przygotować w kilku wariantach, (np. w sytuacji, gdy nie do końca jesteśmy w stanie przewidzieć nabór do klas pierwszych). Jest to czynność żmudna i pracochłonna, a sama w sobie absolutnie nietwórcza.

W szkole pojawia się także konieczność rozwiązywania bardzo czasochłonnych problemów kombinatorycznych. Przykładem może być układanie planu lekcji, planowanie egzaminów, dyżurów, zastępstw, czy przygotowanie arkusza organizacyjnego. Są to czynności mające bardzo istotny wpływ na prawidłowe funkcjonowanie szkoły. Jednocześnie, przy ich wykonywaniu przeważająca część czasu jest poświęcona nie tyle czysto merytorycznej stronie zagadnień, co ustaleniu formalnych zgodności. Za pomocą komputera można wyeliminować ręczne wykonywanie wielu czasochłonnych prac, co umożliwia skupienie całej uwagi na problemach merytorycznych. Skutkiem takiego usprawnienia jest szybsze, a przy tym trafniejsze rozwiązywanie wielu problemów przy mniejszym zaangażowaniu sił. Atrakcyjność programu komputerowego polega między innymi na tym, że w procesie planowania różnych zagadnień może on zaproponować wiele formalnie poprawnych rozwiązań, z których optymalne wybiera człowiek. Komputer nie tylko automatyzuje wykonywanie wielu pracochłonnych czynności, ale dokonuje za człowieka kontroli poprawności wielu operacji, gwarantując, że po zakończeniu pracy nie ujawnią się błędy polegające na niepoprawnych przyporządkowaniach lub niekompletności rozwiązań.

Komputer pozwala zaoszczędzić ogromną ilość czasu pracownikom administracyjnym szkoły a w szczególności księgowym i referentom do spraw kadrowych. Najlepszym przykładem może tu być przygotowywanie list wypłat lub opracowywanie bilansów księgowych. Podczas wykonywania tego typu czynności specjalistyczne oprogramowanie pozwala skupić całą uwagę wyłącznie na poprawnym wprowadzaniu danych, eliminując konieczność wykonywania jakichkolwiek rachunków i podsumowań.

Niezwykle istotne jest także to, że informacje raz wprowadzone do komputera są bardzo łatwo i szybko dostępne w dowolnej chwili. Wyeliminowana zostaje w ten sposób konieczność wielokrotnego przeglądania i przepisywania wielu dokumentów. Przykładowo, możliwe jest przygotowanie bez żadnego dodatkowego wysiłku wyczerpującej informacji dla rodziców, dotyczącej postępów, osiągnięć i ewentualnych trudności ich dzieci. Komputer drukuje świadectwa szkolne, uwalniając od tej żmudnej czynności wychowawcę.

Na uwagę zasługuje fakt, że gromadzenie danych w systemach informatycznych pozwala na uzyskiwanie najróżniejszych, przekrojowych zestawień i statystyk, nie sporządzanych dotąd ze względu na czasochłonność ich przygotowania tradycyjnymi metodami. Tak więc komputer nie tylko pozwala na sprawniejsze wykonywanie dotychczasowych czynności, ale także tworzy nowe warunki, poszerzające możliwości działań człowieka.

Najłatwiej zauważalnym (choć nie najważniejszym) efektem udziału informatyki w zarządzaniu jest możliwość wykonywania wielu prac w czasie wielokrotnie krótszym niż tradycyjnymi metodami. Dzięki temu, dyrektor może skupić uwagę przede wszystkim na pracy dydaktyczno-wychowawczej. W przypadku administracji szkolnej realne staje się zracjonalizowanie zatrudnienia. Dotyczy to przede wszystkim pracowników księgowości i płac, a także pozwala łączyć obowiązki intendenta i magazyniera, czy kadrowej i sekretarki w sekretariacie uczniowskim. Wdrożenie systemu komputerowego pozwala pracownikom szkoły wykonywać prace, na które do tej pory nie mieli czasu.

Reasumując można stwierdzić, że komputerowe wspomaganie zarządzania szkołą może zwiększyć efektywność pracy i podnieść jakość jej rezultatów poprzez:

  • częściowe lub całkowite wyeliminowanie konieczności wykonywania prostych, ale czasochłonnych, powtarzalnych czynności;
  • znaczne ułatwienie dostępu do potrzebnych informacji;
  • umożliwienie szybszego i lepszego rozwiązywania różnorodnych zadań;
  • łatwość szybkiego drukowania wszelkich dokumentów;
  • możliwość analizowania zagadnień, które w tradycyjny sposób nie mogą być zdiagnozowane.

Pozwala to w końcowym rozrachunku na poprawienie efektów kształcenia i wychowania.

II. Komputer w zarządzaniu szkołą

Technologia informacyjna jest niezbędnym elementem współczesnej administracji i zarządzania. Umożliwia ona skuteczne wykorzystywanie informacji, z którymi styka się dyrektor. Administrowanie i kierowanie szkołą sprowadza się do szeregu powtarzalnych, a więc wartych informatycznego opracowania procedur. Są one jednak na tyle specyficzne , że wymagają specjalizowanego oprogramowania, przygotowanego na potrzeby szkoły. Programy te, adresowane do wąskiego kręgu odbiorców są bogatsze od uniwersalnych o wiele użytecznych funkcji i możliwości szczegółowych uwzględniających specyfikę zagadnień szkolnych. Programy muszą tworzyć spójny system, łatwo wymieniać między sobą dane i być maksymalnie zintegrowane (również z systemami wyższych stopni administracji szkolnej). Współpraca między programami systemu przetwarzającymi dane polega na tym, że informacja wprowadzona w jednej z części składowych systemu informatycznego może być wykorzystywana przez inne jego moduły np. dane o uczniach wprowadzone do sekretariatu uczniowskiego mogą być wykorzystywane przez bibliotekę szkolną a dane o nauczycielach, lista nazwisk - wprowadzone do systemu kadrowego mogą być przetwarzane w systemie płacowym oraz w czasie ustalania arkusza organizacyjnego szkoły. Te dane zaś są wykorzystane przez program do układania planu lekcji. Pozwala to na dużą oszczędność czasu i daje gwarancję, że w różnych sytuacjach, używając tych samych danych, nie popełnimy błędów pojawiających się często przy przepisywaniu. Niemożliwa jest np. sytuacja, że wskutek pomyłki księgowej ktoś otrzyma wypłatę niezgodną z umową o pracę. Wynika to stąd, że zarówno umowa jak i lista płac są przygotowywane w oparciu o te same dane, zapisane w systemie kadrowym. Z uwagi na dużą częstotliwość zmian w prawie (również oświatowym) system komputerowy zastosowany w zarządzaniu musi być systemem otwartym, tzn. dawać możliwość dostosowania przez użytkownika do zmieniających się warunków zewnętrznych (na przykład przepisów prawnych) oraz upodobań i aktualnych potrzeb.

W dużych szkołach jest potrzeba korzystania z danych zgromadzonych w jednym miejscu za pomocą komputerów połączonych w sieć.

Dobry system zarządzania powinien być kompletny, tzn. ułatwiający rozwiązywanie wszystkich najważniejszych problemów szkoły. Celowe jest wydzielenie dwóch podsystemów: planowania i wspomagania prac administracyjnych oraz nadzorowania procesu wychowawczo-dydaktycznego.

III. Nadzorowanie procesu wychowawczo-dydaktycznego

Najpowszechniejsze zastosowanie ma komputer do ewidencji podstawowych danych o uczniach. Dzięki temu możliwe staje się bardzo szybkie i łatwe sporządzanie różnego rodzaju zestawień dotyczących dowolnie wyselekcjonowanych grup uczniów. Przykładowo może to być np. lista uczniów jednej klasy z adresami (na wycieczkę szkolną). Innym przykładem może być lista uczniów pochodzących z rodzin niepełnych, powtarzających klasę itd. Możliwe jest drukowanie zaświadczeń o pobieraniu nauki w danej szkole czy wysokości stypendium. Program komputerowy może obsłużyć egzaminy i sprawdziany kompetencji uczniów. Jeżeli komputer jest stosowany nie tylko do pamiętania podstawowych danych osobowych o uczniach, lecz gdy staje się narzędziem do rejestracji i analizy np. następujących informacji:

  • tradycyjnych ocen w postaci stopni;
  • ocen opisowych określających szczegółowo osiągnięcia i zdolności ucznia oraz jego braki
  • frekwencji;
  • uwag o zachowaniu i postawach uczniów;

staje się narzędziem bezpośrednio związanym z dydaktyką i wychowaniem.

System komputerowy może pełnić rolę rozszerzonego elektronicznego arkusza ocen lub dziennika lekcyjnego. Jeżeli wszystkie informacje są wprowadzane na bieżąco przez nauczycieli, rodzic może otrzymać komplet interesujących go informacji o własnym dziecku. Wprowadzenie do komputera ocen semestralnych i danych o frekwencji uczniów daje dyrekcji szkoły możliwość bardzo ciekawej ich analizy. Oprócz rzeczy oczywistych (choć metodami tradycyjnymi trudnych w wykonaniu), takich jak szybkie wyszukiwanie uczniów zagrożonych nieotrzymaniem promocji lub uczniów z dużą liczbą nieobecności, są możliwe różnorakie analizy porównawcze. Można na przykład porównywać średnie i rozkłady ocen stawianych w różnych klasach przez poszczególnych nauczycieli. Może to być interesujący materiał dla dyrektora zainteresowanego szybkim wychwytywaniem nieprawidłowości.

Dzięki komputerowi, wykwalifikowani pracownicy nie muszą tracić dziesiątków roboczogodzin na czynności wymagające jedynie czytelnego charakteru pisma i umiejętności wypełniania rubryk. Komputer stwarza możliwości, których dotąd nie można było zrealizować za pomocą tradycyjnych metod pracy - raz wprowadzone dane mogą być wykorzystywane na wiele sposobów i do różnych celów. W wyniku przetwarzania danych za pomocą komputera i nowatorskiego ich zestawiania otrzymujemy coś znacznie cenniejszego - możliwość wyciągania wniosków na podstawie zupełnie nowych, nie analizowanych dotąd aspektów zagadnień, które - zdawało się- nie mają przed nami tajemnic.

Wprawdzie obowiązujące przepisy dotyczące dokumentowania przebiegu nauczania nie w pełni jeszcze uwzględniają i dopuszczają do stosowania w praktyce szkolnej możliwości komputerowej obróbki danych, ale zreformowana rzeczywistość szkolna wymusi w niedalekiej przyszłości takie rozwiązanie.

IV. Planowanie i usprawnianie pracy administracyjnej

1. Arkusz organizacyjny

Głównym elementem systemu planowania i wspomagania prac administracyjnych jest program ułatwiający przygotowanie arkusza organizacyjnego szkoły, który jest punktem wyjścia do organizacji pracy szkoły w ciągu roku szkolnego. Arkusz organizacyjny jest podstawą planowania finansów szkoły (w części dotyczącej płac pracowników), stanowi bazę do przygotowania planu lekcji oraz w związku z tym, że zawiera najważniejsze informacje o szkole z punktu widzenia organu nadzorującego szkołę - jest podstawą zatwierdzenia budżetu szkoły. Przygotowanie arkusza organizacyjnego komputerowo jest o wiele prostsze i szybsze niż metodą tradycyjną. Wprowadzone tutaj dane są wykorzystywane w do wielu innych celów, jak: komputerowo wspomagane układanie planu lekcji, planowanie budżetu, sporządzanie różnorodnych statystyk, przekazywanie danych organowi nadzorującemu. Jedną z możliwości jaką daje program komputerowy, jest automatyczne dokonywanie wszelkiego rodzaju podsumowań. Przy ustalaniu siatki godzin dla klas (po wprowadzeniu listy przedmiotów prowadzonych w danej klasie i liczby godzin dla każdego z nich) komputer w każdej chwili wyświetla całkowitą liczbę zajęć w klasie (tzn. zajęć, za które należy zapłacić nauczycielom) oraz liczbę godzin, jakie będzie odbywał w tygodniu każdy z uczniów. Pozwala to na wygodne operowanie liczbami godzin z poszczególnych przedmiotów, tak aby nie przekroczyć określonej przepisami, maksymalnej liczby godzin dla ucznia. Po ustaleniu siatek godzin program udostępnia natychmiast sumaryczne zestawienie liczby godzin z przedmiotów z rozbiciem na poszczególne klasy. Każda zmiana jest automatycznie uwzględniana. Pozwala to skoncentrować się na meritum sprawy. Możliwe jest wielowariantowe rozpatrywanie zagadnienia (z olbrzymią oszczędnością czasu). Bez trudności następuje przypisywanie konkretnym nauczycielom zajęć w poszczególnych klasach z bieżącą kontrolą pozostałego zasobu godzin. Komputer chroni nas przed popełnieniem błędów formalnych udostępniając informacje o skutkach naszych pociągnięć.

Po dokonaniu przydziałów możemy mieć bezpośredni wgląd do następujących danych:

  • szczegółowe zestawienie dotyczące całkowitej liczby lekcji, z podziałem na godziny odbywane w ramach pensum i nadgodziny, oraz ich rozkładu pomiędzy poszczególnych nauczycieli;
  • szczegółowe zestawienie osób pracujących w niepełnym wymiarze godzin wraz z ilościami przydzielonych im godzin;
  • dokładne oszacowanie koniecznych środków finansowych przeznaczonych na wynagrodzenia nauczycieli (po pobraniu stawek płacowych z modułu kadrowego).

Wszystkie dane można wydrukować w dowolnych zestawieniach. Dane zebrane w arkuszu organizacyjnym są używane bezpośrednio lub pośrednio przez programy służące do układania planu lekcji, planu dyżurów nauczycieli oraz prowadzenia księgi zastępstw. Dlatego wysiłek włożony w sporządzenie komputerowego arkusza organizacyjnego jest nadzwyczaj opłacalny. Jednakowy, a zarazem dokładny, wzbogacony o dane kadrowe, opis organizacji szkoły umożliwia bardzo dokładne symulowanie funduszu wynagrodzeń nauczycieli w powiązaniu z przydzielonymi im obowiązkami. W ten sposób sprawozdawczość oparta o arkusz organizacyjny może dostarczać bardzo precyzyjnych informacji o budżecie szkoły, w którym wynagrodzenia przekraczają 85 % całkowitych kosztów.

Prawdziwa reforma oświaty nastąpi wówczas, gdy oprócz zmian programowych dokona się zmian w sposobie jej finansowania. Nastąpi to po przebudowaniu systemu informacyjnego (sprawozdawczości) na nowoczesny, oparty na narzędziach komputerowych. O szkole dobrze zarządzanej, o kondycji której informacja jest pełna i wiarygodna można mówić jedynie wtedy, gdy posługuje się ona elektronicznymi narzędziami pomiaru swych parametrów.

2. Plan lekcji

Optymalne ułożenie planu, uwzględniające wszystkie uwarunkowania istniejące w konkretnej szkole, ma bardzo duży wpływ na jej prawidłowe działanie. Komputer eliminując papier, ołówek, gumkę, etykietki, kołki itp. uwalnia człowieka od niezwykle uciążliwej biurokracji. Jednoczesna rejestracja stanów wszystkich zasobów może zagwarantować formalną niesprzeczność przydziałów, eliminując ich powielanie oraz ewentualne braki. Komputer daje możliwość bieżącego ukazywania wszystkich zasobów w dowolnych układach i przekrojach, co zwiększa wiedzę o zadaniu i podnosi skuteczność naszej pracy. Łatwe jest rejestrowanie wszystkich kroków procesu tworzenia planu, przez co staje się możliwe cofanie wykonanych operacji i tworzenie wielu wariantów każdej z faz układania planu. Ważne jest, że można zautomatyzować wiele czynności, a przede wszystkim:

  • rozmieszczanie na planie większości lekcji, po wcześniejszym ustaleniu warunków wstępnych;
  • wyszukiwanie i przedstawianie użytkownikowi propozycji zmian w planie, pozwalających na rozwiązywanie konkretnego problemu;

na przykład można w ten sposób wykryć przydzielenie nauczycielowi lekcji w czasie, gdy klasa ma lekcje z innym nauczycielem.

Mocną stroną pracy z komputerem nad planem lekcji jest możliwość drukowania zestawień w różnych układach. Poczynając od tygodniowego rozkładu lekcji całej szkoły, poprzez tygodniowy rozkład zajęć wszystkich nauczycieli, tygodniowe rozkłady lekcji poszczególnych oddziałów i poszczególnych nauczycieli, a kończąc na rozkładach użytkowania sal. Zagwarantowana jest tu duża czytelność i brak pomyłek.

Dużo prostsze jest dostosowanie planu do nowych ograniczeń jakie zaistniały po jego ułożeniu bez burzenia dotychczasowej konstrukcji (stabilność pewnych terminów dla uczniów i nauczycieli). Możliwość taką daje mechanizm poszukiwania żądanych zmian w planie.

Korzystanie z komputera do układania planu lekcji w początkowej fazie wymaga zapoznania się z nowymi możliwościami i opanowania umiejętności ich wykorzystania. Daje to jednak w efekcie zupełnie inny standard pracy i szersze możliwości świadomej ingerencji w zmiany.

3. Planowanie zastępstw

Prowadzenie księgi zastępstw jest nudną nietwórczą czynnością, wymagającą skupienia uwagi ze względu na finansowe konsekwencje ewentualnych pomyłek. Jeśli do tego celu wykorzystany zostanie komputer wiele żmudnych zadań można mu powierzyć np. zestawienia dla płac za dowolny okres są generowane automatycznie.

Jeśli do programu zostaną wprowadzone dodatkowe informacje uzupełniające np. powód zastępstwa to jest możliwe uzyskanie różnego rodzaju analiz pomocnych w usprawnianiu pracy szkoły. Na przykład, za dowolnie wybrany okres komputer może sporządzić:

  • zestawienie liczby godzin nieobecności nauczycieli z zaznaczeniem przyczyny tych nieobecności;
  • zestawienia liczby zastępstw i nie odbytych lekcji w poszczególnych klasach;
  • analizę efektywności przeprowadzonych zastępstw:
  • ile razy w ramach zastępstw odbyły się lekcje przedmiotu zgodnego z planem lekcji,
  • ile razy z powodu nieobecności nauczyciela klasa została zwolniona do domu,
  • ile razy odbyła się lekcja innego przedmiotu z nauczycielem uczącym w danej klasie,
  • ile było zastępstw przypadkowych.

W systemie zintegrowanym zarządzania, moduł księgi zastępstw korzysta z planu lekcji. Możliwe jest wtedy korzystanie z proponowanych przez komputer osób zastępujących z zastosowaniem hierarchii pierwszeństwa. Oznacza to, że komputer proponuje najpierw na zastępstwo np. specjalistę z danego przedmiotu, potem uczącego w tej klasie itd. Wybranie osoby powoduje automatyczny jej wpis do księgi na zastępstwo.

4. Planowanie budżetu szkoły

W sytuacji, gdy dyrektor odgrywa coraz większą rolę w procesie planowania budżetu szkoły, nieocenionym narzędziem jest komputer. Z jednej strony dostarcza on szybko informacji o wydatkach i wpływach szkoły za miniony rok (program obsługi księgowości). Z drugiej - pozwala zorientować się w finansowych potrzebach szkoły na rok nadchodzący (np. planowanie arkusza organizacyjnego, ocena stanu inwentarza szkoły).

Dane z arkusza organizacyjnego pozwalają precyzyjnie zaplanować najistotniejszą z punktu widzenia wielkości kosztów grupę wydatków - płace. Pozostałe paragrafy klasyfikacji budżetowej można prognozować na podstawie danych archiwalnych, korzystając z różnego rodzaju ekstrapolacji (w wyniku kolejnych przybliżeń).

Dużą zaletą programu komputerowego jest możliwość śledzenia bieżącej realizacji budżetu, w dowolnie zdefiniowanych przez użytkownika konfiguracjach (np. koszty ogrzewania, koszty doraźnych zastępstw, koszty utrzymania czystości itp.). Z wyprzedzeniem można więc przewidzieć konieczność przesunięć pomiędzy paragrafami.

5. Prawo w komputerze

Ogromna przewaga systemu informatycznego nad regałem pełnym książek prawniczych i segregatorów polega na szybkim i łatwym aktualizowaniu i uzupełnianiu bazy danych o przepisach prawnych. Z tej przyczyny komputer może spełniać funkcje idealnego informatora prawnego po wyposażeniu go w program udostępniający teksty aktów prawnych, związane z nimi orzecznictwo i komentarze praktyczne. W programach tych wykorzystuje się zazwyczaj metodę hipertekstu. Technika ta pozwala na szybkie przechodzenie między odwołującymi się do siebie aktami prawnymi oraz na łatwe, automatyczne odnajdywanie właściwych treści po podaniu interesującego tematu.

Programy takie z zasady wyposażone są w ujednolicone treści aktów prawnych, są aktualizowane kilka razy w ciągu roku, posiadają liczne wzory dokumentów, zarówno oficjalnych jak i autorskich. Wersje programów dla oświaty obejmują nie tylko zakres prawa ograniczony pojęciem "prawo oświatowe", lecz również inne dziedziny prawa mające zastosowanie w pracy placówek oświatowych, takie jak np. prawo administracyjne. Zawierają z reguły dużą liczbę orzeczeń sądowych, co biorąc pod uwagę rosnącą rolę orzecznictwa w polskim prawie, jest rzeczą niezwykle cenną.

6. System kadrowy i płacowy

Sprawy kadrowe i płacowe są ze sobą ściśle powiązane. Komputeryzacja pozwala na bardzo szybki dostęp do potrzebnych informacji. Mogą to być nie tylko dane osobowe, ale także różnego typu informacje zbiorcze i porównawcze. W ciągu kilku minut można otrzymać zestawienia dowolnych danych w postaci czytelnego, drukowanego dokumentu. Może to być:

  • PIT z zestawieniem dochodów pracownika za cały rok;
  • lista adresów i telefonów zatrudnionych osób;
  • lista osób, którym należy wypłacić nagrody jubileuszowe;
  • lista osób do przeszeregowania w danym miesiącu. itd.

Dobry system kadrowy pozwala na zupełną dowolność definiowania wzorów drukowanych dokumentów oraz określenia warunków wyboru osób, których dokumenty te mają dotyczyć. Raz zdefiniowany wzorzec może być wykorzystywany wielokrotnie. Pozwala to między innymi o wiele szybciej przygotować umowę o pracę, świadectwo pracy, czy zaświadczenie o zatrudnieniu. Niektóre dane z kadr są podstawą do przygotowania list wynagrodzeń. Komputer natychmiast ma je do dyspozycji - unika się w ten sposób możliwości pomyłki. Oczywiście wyeliminowane jest w ten sposób ręczne wykonywanie obliczeń, a dane do np. trzynastki otrzymujemy niejako automatycznie. Zbędne jest prowadzenie kart wynagrodzeń. Możliwe jest przesyłanie drogą elektroniczną poprzez internet dokumentów płacowych dla ZUS (Program Płatnika). Daje to kolosalne skrócenie czasu i uproszczenie przygotowania i przekazania stosownych dokumentów.

7. Komputer w księgowości

Komputer jest tu wykorzystywany do rejestracji dokumentów i automatycznego ich księgowania.

Poza nieomylnością, stałą dyspozycyjnością i nieograniczoną cierpliwością komputer ma jeszcze jedną zaletę. Jest nią szybkość. W księgowości pozwala ona na oderwanie się od wymaganego papierowego minimum i zwielokrotnienie kreatywności i inwencji, poprzez umożliwienie natychmiastowej weryfikacji hipotez za pośrednictwem dynamicznie definiowanych zestawień i roboczych sprawozdań. Jest to niesłychanie ważne dla dyrektora, który ze względu na poziom płac w administracji szkolnej może miewać obawy co do pełni kompetencji zawodowych zatrudnionego pracownika księgowości.

Przy systematycznym wprowadzaniu danych przez księgowego, dyrektor może mieć w każdej chwili wgląd w aktualny stan finansów szkoły.

Dzięki współpracy z programem płacowym i programem obsługi stołówki łatwiejsze staje się bezpośrednie księgowanie list płac i rachunków magazynu żywnościowego oraz sprawniejsza jest ich kontrola. Reasumując: program księgowy zmienia punkt ciężkości pracy księgowości z funkcji rejestracyjnych na analityczne.

8. Ewidencja inwentarza szkoły

Dyrektor odpowiada za mienie szkoły. Elektroniczna księga inwentarzowa z czytnikiem kodów paskowych eliminuje uciążliwości tradycyjnej metody inwentaryzacji. Wpływa na optymalizację gospodarowania mieniem szkolnym, pozwalając na:

  • szybką lokalizację określonego sprzętu;
  • tworzenie zestawień dotyczących ilości określonego rodzaju sprzętu w całej szkole;
  • szacowanie wartości majątku ruchomego szkoły;
  • przekazanie materialnej odpowiedzialności podległym pracownikom;
  • drukowanie arkuszy spisowych;
  • zmianę formalnego przypisania przedmiotu konkretnej osobie;
  • kilkakrotne skrócenie czasu trwania inwentaryzacji (czytnik kodów paskowych).

9. Magazyn żywnościowy i obsługa stołówki

Komputer, mając wbudowane w programie normy dietetyczne optymalizuje jadłospisy skracając czas ich przygotowania oraz eliminując ewentualne błędy. Jeżeli wprowadzone zostaną do programu aktualne ceny można najkorzystniej zgrać relacje zachodzące między np. kalorycznością potraw, ich ceną i urozmaiceniem. Pozwala to również na udzielenie natychmiastowej odpowiedzi na kilka prosto brzmiących pytań:

  • jaka jest wartość produktów w magazynie;
  • ile danego produktu znajduje się w magazynie;
  • jakie ilości poszczególnych produktów przepłynęły przez magazyn w zadanym okresie i jaka była ich wartość.

Dzięki temu dyrektor może mieć stały i natychmiastowy wgląd w pracę stołówki.

V. Zalety stosowania komputerów

  • Odpowiednio zaprojektowany system informatyczny może przynieść wiele korzyści:
  • zautomatyzowanie rutynowych czynności związanych z gromadzeniem i przetwarzaniem informacji o uczniach i pracownikach szkoły, prowadzeniem prac administracyjnych;
  • dostarczanie dyrektorowi kompletnych i wiarygodnych informacji pozwalających na świadome decydowanie, co w ostatecznym rozrachunku stanowi o jakości świadczonych usług edukacyjnych;
  • podniesienie szeroko rozumianego standardu pracy szkoły.
  • Automatyzacja jako efekt komputeryzacji prowadzi do tego, że komputer może:
  • prowadzić elektroniczną dokumentację szkolną drukując zestawienia, sprawozdania, zaświadczenia,
  • gromadzić informacje o pracownikach w zestawieniach kadrowych, naliczając płace, prowadząc odpowiednie kartoteki,
  • zbierać informacje o stanie majątku szkoły (księgi inwentarzowe),
  • gromadzić i przetwarzać informacje finansowo-księgowe szkoły i wiele innych.
  • Kolejną korzyścią płynącą z zastosowania komputera jest porządek:
  • każdą informację wystarczy wpisać raz (dane dziecka raz wprowadzone i sprawdzone będą wyłącznie powielane: np. modyfikacja adresu zamieszkania nastąpi we wszystkich zestawieniach),
  • dane wprowadza jedna osoba, a pozostałe korzystają z efektów jej pracy.
  • Oszczędność czasu:
  • eliminacja wielokrotnego przepisywania danych - w angażach, przeszeregowaniach, zestawieniach, listach płac, kartotekach, przelewach, dokumentach związanych z przejmowaniem i zdawaniem sprzętu, kartach bibliotecznych.
  • Dzięki programom komputerowym zaczynamy wiedzieć więcej:
  • analizy sposobów organizowania zastępstw (analiza wpływu nieobecności nauczycieli na wyniki uczniów),
  • statystyki semestralne ocen wystawianych przez nauczycieli,
  • szybkie i szczegółowe informacje o stanie majątku szkolnego,
  • koszty realizacji poszczególnych zadań edukacyjnych.

Łatwy dostęp do tych informacji pozwala dyrektorowi na bieżąco podejmować decyzje wpływające na optymalne wykorzystywanie zasobów szkoły i przeciwdziałać rodzącym się zagrożeniom.

Brak tych informacji powoduje, że działamy po omacku - intuicyjnie, narażając się na błędy, których można by uniknąć.

  • Dzięki zastosowaniu komputerów szkoła może stać się:
  • lepsza, to znaczy lepiej zorganizowana, nie tyle od strony szkolnej biurokracji, ile przede wszystkim od strony wykorzystania wszystkich swoich zasobów (ludzkich i materialnych);
  • lepsza, bo dzięki automatyzacji codziennych czynności pracownicy będą mogli bardziej skoncentrować się na najważniejszym - na uczniu;
  • lepsza, bo dzięki komputeryzacji ewidencji finansowo-księgowej może przynieść dokładniejszą informację o kosztach i miejscach ich powstawania. Nie doprowadzi to z pewnością do zmniejszenia kosztów, ale może zracjonalizować wydatki.

Szkoła nie stanie się automatycznie lepsza. Właściwe i pełniejsze wykorzystanie tego, co niesie ze sobą komputer jest możliwe wtedy, gdy pracownicy otrzymają nowe przydziały obowiązków i zakresy uprawnień dostosowane do nowych możliwości. To nowoczesne narzędzie (nowa infrastruktura techniczna) sprawdzi się w szkole otwartej na zmiany.

VI. Trudności i uciążliwości związane ze stosowaniem komputerów

Jak każde nowe narzędzie komputer wymaga rozpoznania jego możliwości przez osobę na nim pracującą. Szczególnie etap wdrożeniowy niesie ze sobą wiele problemów i pułapek. Po to np., aby dokładniej, szybciej i w różnych zestawieniach danych uzyskiwać informacje o uczniu, potrzeba wielogodzinnej pracy nad utworzeniem bazy danych (napełnieniem jej danymi o uczniach). Podobnie jest zresztą i w innych wypadkach, np. przy katalogowaniu księgozbioru bibliotecznego. Trud tej dodatkowej, niezbędnej pracy będzie spożytkowany należycie, jeśli pracownicy zostaną wyposażeni w pełną wiedzę o możliwościach wykorzystania funkcji oprogramowania. Dlatego dyrektor jak i jego pracownicy muszą ciągle doskonalić znajomość obsługi komputera i jego oprogramowania. Tu wymagania co do kwalifikacji zawodowych muszą być wyższe niż w tradycyjnym sposobie zarządzania szkołą.

Innym, ważkim problemem o którym nie sposób nie wspomnieć są koszty komputeryzacji. Wprawdzie po okresie wdrożeniowym zwracają się one z nawiązką, ale w sytuacji finansowej w jakiej znajduje się polska oświata, są zagadnieniem ważkim, które musi być brane pod uwagę przy ustalaniu priorytetów. Oprócz wysokich kosztów sprzętowych znaczące są również koszty oprogramowania. Aby system był spójny i dawał odczuwalne efekty w każdej dziedzinie zarządzania, należy wyposażyć szkołę w zestaw współpracujących ze sobą modułów obsługujących wszystkie agendy jej działalności. Oczywiście jest to proces długofalowy i wieloletni. Wdrażając poszczególne, nawet najdrobniejsze elementy systemu, można zaobserwować zmianę jakości wykonywanej pracy i podwyższenie jej standardu. Podczas informatyzacji zarządzania nie zawsze warto kierować się znajomością jakiegoś pojedynczego programu przez pracownika. Od początku należy brać pod uwagę cały system, aby w przyszłości, a najlepiej już od początku był zintegrowany. Wiąże się to z przemyślaną koncepcją użytkowania programów, które mogą ze sobą współpracować. Jeśli pozwolimy każdemu z pracowników wybrać sobie samodzielnie program, który jest im znany lub im się najbardziej podoba, możemy stworzyć sytuację niekompatybilności, czyli braku możliwości korzystania z danych jednego programu przez drugi program. Biorąc pod uwagę te uwarunkowania należałoby zwrócić uwagę na system oprogramowania dla szkół VULCAN PLAN, który jako jedyny na polskim rynku zapewnia kompleksową obsługę zarządzania szkołą.

Następnym problemem o którym nie można zapominać jest fachowa obsługa techniczna sprzętu. Na pewno w początkowym okresie mogą to być entuzjaści; z czasem w miarę jak rośnie ilość sprzętu i problemów, należy zatrudnić kompetentnego konserwatora sprzętu lub zlecić obsługę specjalistycznej firmie komputerowej.

Następną ważną sprawą przy takiej organizacji pracy są wszelkie zmiany kadrowe. Związane jest to z wprowadzaniem od nowa pracownika w specyfikę pracy na stanowisku, do tego z rozszerzeniem jego umiejętności o obsługę programów. Przy obecnym statusie płacowym administracji szkolnej trudno o kompetentną osobę.

Podobnie jak wszelkie działania dyrektora, tak, i te dotyczące informatyzacji szkoły muszą być przemyślane, konsekwentne i dalekowzroczne, gdyż wiążą się z niemałymi kosztami.

Na koniec, warto wspomnieć o najtrudniejszym z czynników stwarzającym trudności w stosowaniu coraz bardziej popularnego narzędzia jakim jest komputer. O czynniku ludzkim. Z każdym rokiem, wraz z coraz powszechniejszym stosowaniem komputera na co dzień opór ludzkiej materii maleje, lecz wciąż jest ważnym elementem którym należy zawsze brać pod uwagę. Jeśli dyrektor zdoła przekonać pracownika do korzyści, jakie ze sobą niesie zmiana dotychczasowego sposobu pracy, to w pewnym przedziale czasowym uda mu się zorganizować nowoczesny warsztat pracy zarówno dla siebie jak i podległych osób.

VII. Podsumowanie

Na podstawie badań przeprowadzonych w listopadzie 1997 roku przez Agencję Badań Marketingowych i Społecznych ARC 1/4 szkół nie ma komputerów w ogóle. Skomputeryzowane stanowiska pracy w szkołach wciąż należą do rzadkości. Prawie połowa szkół nie posiada ani jednego komputera do celów pozadydaktycznych. Dyrektorzy w większości obywają się bez informatycznych udogodnień. Bliższa jest im zapewne funkcja pedagoga-wychowawcy dzieci i młodzieży, w mniejszym stopniu czują się kierownikami zakładów pracy, najsłabiej zaś utożsamiają się z rolą menedżera.

Zaledwie co trzeci dyrektor w pracy używa na co dzień komputera. Zdecydowanie wyróżniającą ich cechą jest wiek - im młodszy dyrektor tym częściej korzysta z komputera. Pewne znaczenie ma też płeć - panie dyrektor statystycznie rzadziej można spotkać przed monitorem (choć w szkołach podstawowych jest ich 64,3%).

Spośród użytkujących komputery dyrektorów, 76,9% stosuje je do bieżących prac związanych z administrowaniem i zarządzaniem szkołą oraz:

  • do przygotowywania pism, jako maszyny do pisania (25,4%),
  • do samokształcenia, gromadzenia i analizy danych oraz innych prac - 25,3%,
  • do sprawdzania przepisów (prawo oświatowe, Karta Nauczyciela itp.) -16,2%,
  • do sporządzania statystyk i sprawozdań - 16,1%,
  • do prac związanych z księgowością i finansami - 14,6%,
  • do prowadzenia zajęć dydaktycznych - 9,3%.

Natomiast 2,3% dyrektorów, mimo iż dysponuje w szkole komputerem, nie używa go w bieżącej pracy.

Jak wynika z tych wyrywkowych danych komputer nie jest jeszcze zbyt powszechnym narzędziem stosowanym w pracy dyrektora szkoły. Pomimo, że dzięki komputerom zarządzanie szkołą i finansami stało się dużo łatwiejsze, w dalszym ciągu trudną do pokonania barierą jest kwestia wydatków na ich zakup - ciągle są one zbyt drogie dla szkoły, tak jak i ich specjalistyczne oprogramowanie.

W trakcie 7 lat pracy na stanowisku dyrektora udało mi się zorganizować w szkole od zera w pełni profesjonalny informacyjny system wspomagania edukacji i zarządzania szkołą. Od 1995 r. szkolna sieć komputerowa oparta na systemie NOVELL NetWare 3.12, w którym pracuje 33 komputery jest włączona do światowej pajęczyny internetu. W zarządzaniu stosowane jest całe dostępne na rynku oprogramowanie wspierające pracę administracyjną. Opis informacyjnego systemu wspierania zarządzania i edukacji opisany jest w internecie pod adresem - http://www.21sp.lublin.pl/komputer.htm .

Budowa struktur informatycznych przypadła na lata szczególnie chude i ciężkie dla oświaty.

Dzięki współpracy z rodzicami, sponsorami i z życzliwymi przyjaciółmi szkoły dotychczasowe koszty budowy struktur informatycznych są rewelacyjnie niskie. Wśród posiadanego sprzętu znajduje się: 6 komputerów zakupionych bez cła i vat-u (sprowadzonych bezpośrednio z Anglii) oraz 10 zestawów komputerowych otrzymanych przez szkołę w darze z Uniwesytetu w USA. Szkoła otrzymała również w darze komputery od: Polskiej Telewizji Kablowej, Oddziału PKO BP, CERARM-u. 5 komputerów dla administracji zakupiono ze środków budżetowych uzyskanych od organu prowadzącego. Pozostałe komputery zostały zakupione z darowizn rodziców i środków własnych wypracowanych przez szkołę.

Będąc pionierem w dziedzinie komputeryzacji szkoły, szkoła nawiązała bliską współpracę z producentem oprogramowania i jako "beta tester" korzysta z najnowszych wersji oprogramowania po kosztach dystrybucji nośnika. Zaangażowanie i wytrwałość oraz konsekwencja w działaniu odpowiedzialnych pracowników zdecydowanie wyznaczają nowe standardy w pracy szkoły. Ważne jest również to, że wszystkie inwestycje finansowe dotychczas podjęte były na tyle trafne, że sprzęt użytkowany na określonych stanowiskach wciąż jest odpowiedni, nie jest dla nich przestarzały.

Ponieważ jednak również w tym czasie podejmowano szereg innych, ważkich działań dla poprawy substancji szkoły - remonty budynku i instalacji, zakup mebli, pomocy naukowych, aparatury, książek itd. - zadania związane z wdrożeniem systemu informatycznego w szkole są bez przeszkód kontynuowane.

Okazuje się, że przy dużym zaangażowaniu, samozaparciu, konsekwencji i uporze w dążeniu do celu można nawet w zdawałoby się tragicznej sytuacji finansowej zrealizować nawet bardzo śmiałe przedsięwzięcia. Jednak największe problemy są problemami natury ludzkiej. Komputer jest tylko urządzeniem. To aktywność człowieka jest w stanie wyzwolić tkwiący w nim potencjał. Dlatego o ostatecznych efektach komputeryzacji zawsze decydują ludzie. Nawet najlepiej wyposażona w sprzęt informatyczny szkoła nie polepszy swej jakości pracy, jeśli pracujący tam ludzie nie wykażą dążenia do doskonalenia swego warsztatu pracy i nie będą odpowiednio przygotowani do zastosowania nowych narzędzi i idących z nimi nowych możliwości. Najważniejsza jest inspiracja otoczenia do działań proinformatycznych i czynne wspieranie pozytywnej motywacji innych w tym kierunku.

Efektywnemu wdrożeniu środków informatyki w szkole sprzyjają następujące okoliczności:

  1. Dysponowanie przez szkołę kadrą, która chce się uczyć.
  2. Dobra atmosfera pracy w szkole (dostęp do komputera przez wszystkich chętnych).
  3. Odwaga w podejmowaniu decyzji i nie zrażanie się pierwszymi niepowodzeniami.
  4. Umiarkowane zaufanie do nowinek i rozsądne do nich podejście, gdyż miarą wartości programów lub udogodnień obsługi komputera jest uzyskanie praktycznych korzyści z jej stosowania.

Dyrektor nie musi zdobywać zaawansowanej wiedzy informatycznej. Potrzebne są mu jednak podstawowe wiadomości o sposobach efektywnej pracy w zinformatyzowanych jednostkach. Doświadczenia zebrane podczas samodzielnej pracy z komputerem procentują na wszystkich polach działalności dyrektora i szkoły.

 


© 1995-2006 by Jerzy Piskor